La réunion d'informations est l'une des étapes clés pour le bon déroulement du séjour des vacanciers. Elle leur permet à la fois de découvrir l'hôtel et de se projeter sur l'ensemble de leur séjour afin d'organiser leurs sorties et activités. Mais en quoi consiste concrètement cette réunion ?
La réunion d'accueil est l'une des premières rencontres entre le personnel de l'hôtel et les vacanciers. Lors de cette réunion, différents thèmes sont abordés :
- Tout d'abord, Papa, le directeur de l'hôtel, se présente tout en humour, afin de réveiller un peu les vacanciers, dont certains sont arrivés tard la veille ou le matin même.
- L'animation : Julio, chef animation, présente aux vacanciers le fonctionnement de l'animation, le lieu où se trouve le panneau des animations de la semaine ainsi que le fonctionnement et les horaires du box d'animation, où peuvent être empruntés tout type de matériel sportif, jeux de société, etc...Une partie de l'équipe d'animation est également présente à la réunion afin de permettre aux vacanciers d'identifier les animateurs présents sur l'hôtel.
- Les informations concernant les retours : en tant que représentante Fram sur l'hôtel, j'explique aux vacanciers Fram arrivés le samedi que leurs vols retour seront affichés le jeudi suivant à 18h et qu'il est donc nécessaire qu'ils passent me voir lors de ma permanence du même jour entre 18h et 20h afin que je leur explique la démarche à suivre.
- Les excursions : Amélie, représentante du réceptif local Europalia sur l'hôtel, présente les excursions phares de la destination avec le programme détaillé de chacune de ces excursions. Elle invite ensuite les vacanciers à venir la voir à son bureau pour réserver les excursions souhaitées ou pour avoir de plus amples informations sur d'autres excursions, sur l'île de Majorque...
- Quelques informations pratiques : par exemple, il existe 2 types de postes en Espagne, la poste privée et la poste publique. Il faut donc bien faire attention à ne pas déposer une lettre avec un timbre privé dans une boîte aux lettres publique ou inversement. L'eau du robinet à l'hôtel ayant un goût salé, nous recommandons aux vacanciers d'acheter une petite bouteille d'eau qu'ils pourront remplir au restaurant ou au bar durant leur séjour.
La plupart des arrivées se faisant le samedi, je ne suis présente qu'à la réunion d'informations du dimanche. Suite à cette réunion, je reste disponible auprès des vacanciers pour toute information ou tout problème, quel qu'il soit, concernant le vol, l'hôtel, le séjour... Les autres réunions de la semaine sont assurées par Amélie, la représentante du réceptif local Europalia sur l'hôtel.
En tant qu'assistante déléguée Fram Majorque, je peux également être amenée, comme j'ai déjà pu le faire, à prendre en charge la réunion d'informations sur d'autres hôtels Fram en remplacement de mes collègues chefs de centre.
Et comme on aime toujours les petits bonus, voici, avec l'accord de la personne concernée, quelques photos du phénomène Amélie alias "Céline", comme elle se présente, avec son accent québécois ! Non, non, je vous confirme, il n'y a plus de dinosaures sur Majorque, je ne sais pas quelle excursion elle tente de vous faire acheter, mais ne vous y méprenez pas, il ne s'agit pas de Jurassic Park ! Elle est un peu fofolle, certes, mais qu'est-ce qu'on l'aime notre Amélie !
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